Polnisches Handelsregister (KRS): Wann brauchen Sie beglaubigte Übersetzungen von Dokumenten?

Das polnische Handelsregister (Krajowy Rejestr Sądowy - KRS) ist eine fundamentale öffentliche Datenbank mit Informationen über Unternehmer, Vereine, Stiftungen und andere in Polen tätige Rechtssubjekte. Dokumente aus dem KRS, wie Auszüge oder Abschriften, sind oft im Geschäfts- und Rechtsverkehr unerlässlich. Wann jedoch erfordern solche Dokumente eine beglaubigte Übersetzung, insbesondere im Kontext internationaler Geschäftstätigkeit?

Was ist das polnische Handelsregister (KRS)?

Das polnische Handelsregister (Krajowy Rejestr Sądowy - KRS) ist ein zentralisiertes, öffentliches Register, das von bestimmten Amtsgerichten (Wirtschaftsgerichten) unter der Aufsicht des Justizministeriums geführt wird. Es wurde am 1. Januar 2001 in Polen eingerichtet und ersetzte das frühere Handelsregister. Die Rechtsgrundlage für sein Funktionieren ist das Gesetz über das polnische Handelsregister.

Die Hauptziele des KRS sind die Gewährleistung der Sicherheit des Geschäftsverkehrs durch die Bereitstellung zuverlässiger Informationen über die darin registrierten Rechtssubjekte sowie die Umsetzung des Grundsatzes der Transparenz des öffentlichen Lebens. Die im KRS enthaltenen Daten sind öffentlich, was bedeutet, dass jeder das Recht auf Zugang zu ihnen hat (obwohl für einige Dokumente Gebühren erhoben werden).

Welche Rechtssubjekte müssen obligatorisch ins KRS eingetragen werden?

Das KRS besteht aus drei Hauptregistern:

1. Unternehmensregister.
2. Register der Vereine, anderen gesellschaftlichen und beruflichen Organisationen, Stiftungen sowie selbständigen öffentlichen Gesundheitseinrichtungen.
3. Register zahlungsunfähiger Schuldner (geführt bis zum 1. Dezember 2021, diese Aufgaben übernahm das Nationale Register der Verschuldeten).

Der obligatorischen Eintragung in das Unternehmensregister KRS unterliegen u.a.:

• Offene Handelsgesellschaften, Partnerschaftsgesellschaften, Kommanditgesellschaften, Kommanditgesellschaften auf Aktien.
• Gesellschaften mit beschränkter Haftung und Aktiengesellschaften.
• Europäische Gesellschaften.
• Staatsunternehmen und Forschungsinstitute.
• Ausländische Unternehmen und ihre in Polen tätigen Niederlassungen.
• Versicherungsvereine auf Gegenseitigkeit und Rückversicherungsvereine auf Gegenseitigkeit.

Es ist zu beachten, dass natürliche Personen, die eine Einzelunternehmertätigkeit ausüben, nicht der Eintragung ins KRS unterliegen. Für sie ist das entsprechende Register die Zentrale Evidenz und Information über Wirtschaftstätigkeit (CEIDG).

Welche Informationen enthält das Unternehmensregister KRS (Abteilungen)?

Die Daten über Unternehmer im KRS sind in sechs Abteilungen geordnet, von denen jede einen bestimmten Informationstyp sammelt:

• Abteilung I: Grundlegende Identifikationsdaten des Rechtssubjekts (Name/Firma, Rechtsform, Sitz und Adresse, KRS-Nummer, NIP, REGON), Informationen über den Gesellschaftsvertrag oder die Satzung, Daten der Niederlassungen.
• Abteilung II: Art der Vertretung des Rechtssubjekts (wer zur Abgabe von Willenserklärungen berechtigt ist), Daten der Mitglieder des zur Vertretung berechtigten Organs (z.B. Vorstand), des Aufsichtsorgans (z.B. Aufsichtsrat), der Prokuristen.
• Abteilung III: Gegenstand der Unternehmertätigkeit nach der Polnischen Klassifikation der Wirtschaftstätigkeit (PKD), Informationen über eingereichte jährliche Finanzberichte und andere Finanzdokumente.
• Abteilung IV: Informationen über Steuer-, Zoll-, ZUS-Beitragsrückstände, über laufende Insolvenz-, Restrukturierungs- oder Liquidationsverfahren.
• Abteilung V: Informationen über die eventuelle Bestellung und Abberufung eines Kurators für das Rechtssubjekt.
• Abteilung VI: Daten über die Eröffnung der Liquidation, Auflösung oder Nichtigerklärung der Gesellschaft, Verschmelzung, Spaltung oder Umwandlung des Rechtssubjekts sowie Informationen über die Insolvenzerklärung.

Wie erhält man Daten und Dokumente aus dem KRS? (Auszüge, Abschriften)

Der Zugang zu öffentlichen Daten aus dem KRS ist auf mehrere Weise möglich:

• Elektronisch über das Internet: Der beliebteste Weg ist die Nutzung der KRS-Suchmaschine, die auf dem Portal des Justizministeriums verfügbar ist (Bildschirm des Systems des Justizministeriums – ekrs.ms.gov.pl). Dort können Daten kostenlos eingesehen und elektronische aktuelle und vollständige Auszüge heruntergeladen werden, die die Kraft eines amtlichen Dokuments haben.
• Persönlich oder per Post bei der Zentralen KRS-Information: Man kann auch einen Antrag (auf dem entsprechenden Formular) auf Ausstellung einer Papierabschrift, eines Auszugs oder einer Bescheinigung bei einer der Filialen der Zentralen KRS-Information oder beim Registergericht stellen. Die Ausstellung solcher Dokumente ist normalerweise gebührenpflichtig.

Die Arten von Dokumenten, die man erhalten kann, sind u.a.:

• Aktueller Auszug aus dem KRS: Stellt den aktuellen Inhalt der Registereinträge zum Tag seiner Erstellung dar.
• Vollständiger Auszug aus dem KRS: Enthält den Inhalt aller unter der gegebenen KRS-Nummer vorgenommenen Registereinträge seit dem ersten Eintrag (mit Ausnahme von Einträgen, die nicht der Offenlegung unterliegen).
• Auszug aus dem KRS: Enthält den aktuellen Inhalt der Einträge aus ausgewählten Registerabteilungen.
• Bescheinigung: Z.B. darüber, dass ein bestimmtes Rechtssubjekt im Register eingetragen ist, dass es nicht eingetragen ist oder dass es gelöscht wurde.

Wichtig: Die Gebühren für die Ausstellung von Papierdokumenten aus dem KRS können sich ändern. Vor der Antragstellung sollten die aktuellen Tarife auf den Seiten des Justizministeriums oder direkt beim Gericht überprüft werden.

Wann ist eine beglaubigte Übersetzung von KRS-Dokumenten erforderlich?

Dokumente aus dem polnischen Handelsregister werden in polnischer Sprache erstellt. Eine beglaubigte Übersetzung eines Auszugs oder einer Abschrift aus dem KRS in eine Fremdsprache wird unerlässlich, wenn ein polnischer Unternehmer diese Dokumente im Ausland verwenden möchte, z.B. zum Zweck:

• Der Gründung einer Niederlassung oder Repräsentanz des Unternehmens in einem anderen Land.
• Der Teilnahme an internationalen Ausschreibungen.
• Der Aufnahme einer Zusammenarbeit mit ausländischen Vertragspartnern, die eine offizielle Bestätigung des Rechtsstatus des polnischen Unternehmens verlangen.
• Der Eröffnung eines ausländischen Bankkontos für das Unternehmen (siehe auch: Übersetzung von Kontoauszügen).
• Der Führung von Gerichts- oder Verwaltungsverfahren vor Behörden anderer Staaten.
• Der Vorlage von Dokumenten bei ausländischen Behörden (z.B. Steuer-, Registerbehörden).

Analog dazu, wenn ein ausländisches Unternehmen in Polen Dokumente aus seinem KRS-Äquivalent vorlegt (z.B. aus dem deutschen Handelsregister), ist deren beglaubigte Übersetzung ins Polnische für polnische Behörden, Gerichte oder Geschäftspartner erforderlich.

Nur eine von einem beeidigten Übersetzer angefertigte und beglaubigte Übersetzung hat die Kraft eines amtlichen Dokuments und wird von Institutionen allgemein akzeptiert. Dies umfasst nicht nur den Auszug selbst, sondern oft auch die Übersetzung des Gesellschaftsvertrags oder der Satzung, auf die sich der KRS-Eintrag bezieht.

Wo kann man KRS-Dokumente professionell online übersetzen lassen?

Die Übersetzung von Registerdokumenten wie KRS-Auszügen erfordert nicht nur sprachliche Kompetenz, sondern auch Kenntnisse der spezifischen juristischen und handelsrechtlichen Terminologie. Fehler in der Übersetzung können zu schwerwiegenden rechtlichen oder finanziellen Konsequenzen führen.

Die Plattform Sworny.com bietet schnellen und bequemen Zugang zu den Dienstleistungen erfahrener beeidigter Übersetzer, die sich auf die Übersetzung von Unternehmens- und Behördendokumenten spezialisiert haben. Wenn Sie uns die beglaubigte Online-Übersetzung von KRS-Dokumenten anvertrauen, erhalten Sie:

• Garantie für Korrektheit: Übersetzungen werden von autorisierten beeidigten Übersetzern angefertigt.
• Schnelle Kostenvoranschläge und Umsetzung: Senden Sie einen Scan des Dokuments und erhalten Sie ein Angebot.
• Bequemlichkeit: Der gesamte Prozess online, ohne das Büro oder Zuhause verlassen zu müssen.
• Vertraulichkeit: Wir gewährleisten vollständige Sicherheit Ihrer Daten.