Steuerliche Ansässigkeitsbescheinigung: Wann Benötigen Sie eine Beglaubigte Übersetzung?

Personen, die Einkommen im Ausland erzielen, oder Unternehmen, die mit internationalen Partnern zusammenarbeiten, begegnen oft dem Begriff steuerliche Ansässigkeitsbescheinigung. Dieses unscheinbare Dokument spielt eine Schlüsselrolle bei der ordnungsgemäßen Steuerabrechnung und kann vor Doppelbesteuerung schützen. Wann genau wird es benötigt und in welchen Situationen wird seine beglaubigte Übersetzung notwendig?

Was ist eine steuerliche Ansässigkeitsbescheinigung und warum ist sie so wichtig?

Eine steuerliche Ansässigkeitsbescheinigung ist eine offizielle Bescheinigung, die von der Steuerverwaltung eines Staates ausgestellt wird und bestätigt, dass eine natürliche oder juristische Person ihren Wohnsitz oder Sitz für steuerliche Zwecke in diesem Staat hat. Sie ist notwendig für die Anwendung der Bestimmungen zahlreicher internationaler Abkommen zur Vermeidung der Doppelbesteuerung, die Polen mit vielen Ländern weltweit abgeschlossen hat.

Durch dieses Dokument kann der Steuerpflichtige seine steuerliche Ansässigkeit nachweisen, was direkt darauf Einfluss hat, wo und nach welchen Regeln seine Einkommen (z.B. aus Arbeit, Geschäftstätigkeit, Dividenden, Zinsen) besteuert werden. Der Besitz einer aktuellen Ansässigkeitsbescheinigung ermöglicht es dem Zahlungspflichtigen (z.B. Arbeitgeber, Bank) den entsprechenden, oft niedrigeren Quellensteuersatz anzuwenden oder sogar ganz auf dessen Erhebung im Land der Einkommenserzielung zu verzichten, gemäß dem entsprechenden internationalen Abkommen.

Praktisches Beispiel: Ein polnischer Unternehmer, der Dienstleistungen für einen Kunden in Deutschland erbringt, kann gebeten werden, die deutsche steuerliche Ansässigkeitsbescheinigung dieses Kunden vorzulegen. Dadurch kann der polnische Unternehmer die entsprechenden Besteuerungsregeln anwenden, die sich aus dem polnisch-deutschen Abkommen zur Vermeidung der Doppelbesteuerung ergeben, z.B. bezüglich der Quellensteuer auf bestimmte Zahlungen.

Wie erhält man eine steuerliche Ansässigkeitsbescheinigung in Polen?

Damit das polnische Finanzamt eine steuerliche Ansässigkeitsbescheinigung ausstellt, muss der Antragsteller (natürliche Person) die Kriterien der polnischen steuerlichen Ansässigkeit erfüllen. Nach den Vorschriften gilt als solche eine Person, die:

• Auf dem Gebiet der Republik Polen das Zentrum ihrer persönlichen oder wirtschaftlichen Interessen hat (sog. Lebensmittelpunkt), ODER
• Sich auf dem Gebiet der Republik Polen länger als 183 Tage im gegebenen Steuerjahr aufhält.

Der Antrag auf Ausstellung einer Ansässigkeitsbescheinigung (Formular **CFR-1** für natürliche Personen oder **CFR-2** für juristische Personen) wird beim für den Wohnsitz oder Sitz des Steuerpflichtigen zuständigen Finanzamt eingereicht. Dies kann persönlich, per Post oder zunehmend elektronisch über die Plattform e-Urząd Skarbowy erfolgen. Die Wartezeit auf das Dokument beträgt normalerweise bis zu 7 Arbeitstage, und die Steuergebühr für seine Ausstellung beträgt 17 PLN (Stand Anfang 2023 – aktueller Satz sollte überprüft werden).

Wenn Sie hingegen als polnisches Unternehmen mit einem ausländischen Vertragspartner zusammenarbeiten und eine Bestätigung seiner steuerlichen Ansässigkeit benötigen, muss er eine solche Bescheinigung von den Steuerbehörden seines Landes erhalten. Wenn dieses Dokument in einer Fremdsprache vorliegt, ist seine professionelle beglaubigte Übersetzung ins Deutsche erforderlich.

Wichtige Informationen auf der Ansässigkeitsbescheinigung

Obwohl es kein einheitliches, universelles Muster für steuerliche Ansässigkeitsbescheinigungen gibt, das in allen Ländern gilt, gibt es bestimmte Mindestinformationen, die ein solches Dokument enthalten sollte, um von den polnischen Steuerbehörden anerkannt zu werden (und analog die polnische Bescheinigung im Ausland):

• Vollständige Identifikationsdaten des Steuerpflichtigen (Vor- und Nachname oder Firmenname, Adresse).
• Feststellung, dass der Steuerpflichtige seinen Wohnsitz oder Sitz für steuerliche Zwecke im Ausstellungsland der Bescheinigung hat.
• Name und Siegel der zuständigen Steuerverwaltung, die die Bescheinigung ausgestellt hat.
• Ausstellungsdatum der Bescheinigung.
• Optional der Zeitraum, auf den sich die Bescheinigung bezieht.

Gültigkeitsdauer der Bescheinigung

Die polnischen Vorschriften besagen, dass wenn die Ansässigkeitsbescheinigung keinen Gültigkeitszeitraum enthält, angenommen wird, dass sie die steuerliche Ansässigkeit für einen Zeitraum von 12 aufeinanderfolgenden Monaten ab dem Tag ihrer Ausstellung bestätigt. Es ist jedoch zu beachten, dass wenn sich in dieser Zeit der tatsächliche Zustand, der Einfluss auf die Ansässigkeit hat, ändert (z.B. dauerhafter Umzug in ein anderes Land), die Bescheinigung ihre Aktualität verliert. Einige Zahlungspflichtige können auch die Vorlage aktualisierter Bescheinigungen z.B. jährlich verlangen.

Wann die Bescheinigung vorlegen? Obwohl früher Interpretationen vorkamen, die die Vorlage der Bescheinigung (und ihrer Übersetzung) im Rahmen einer Kontrolle zuließen, herrscht derzeit die Auffassung vor, dass der Zahlungspflichtige, um die aus Doppelbesteuerungsabkommen resultierenden Vorzugssteuersätze anwenden zu können, im Besitz einer gültigen Ansässigkeitsbescheinigung des Empfängers der Vergütung (sowie, falls erforderlich, ihrer beglaubigten Übersetzung) sein sollte **spätestens zum Zeitpunkt der Zahlung oder des Quellensteuerabzugs.**

Beglaubigte Übersetzung der Ansässigkeitsbescheinigung – wann ist sie unerlässlich?

Da die steuerliche Ansässigkeitsbescheinigung ein amtliches Dokument ist, das in der Sprache des ausstellenden Landes ausgestellt wird, erfordert ihre Verwendung in einem anderen Staat fast immer eine offizielle Übersetzung. Eine beglaubigte Übersetzung der Ansässigkeitsbescheinigung ist notwendig, wenn:

• Eine ausländische Ansässigkeitsbescheinigung (z.B. deutsche, englische, französische) den polnischen Steuerbehörden, einem polnischen Arbeitgeber, einer Bank oder einem anderen polnischen Zahlungspflichtigen vorgelegt werden soll.
• Eine polnische Ansässigkeitsbescheinigung im Ausland verwendet werden soll – dann ist ihre beglaubigte Übersetzung in die Amtssprache des jeweiligen Landes erforderlich (z.B. ins Englische, Deutsche oder eine andere entsprechende Sprache).

Nur eine von einem beeidigten Übersetzer angefertigte und beglaubigte Übersetzung hat die Kraft eines amtlichen Dokuments und wird von Institutionen akzeptiert. Sie gewährleistet die Treue der Übersetzung sowie die Übereinstimmung mit dem Original.

Es ist auch zu beachten, dass je nach Spezifik der internationalen Transaktionen auch andere Dokumente Übersetzungen erfordern können, wie Gesellschaftsverträge, Finanzberichte oder Umsatzsteuerrechnungen.

Wo professionell und schnell eine beglaubigte Übersetzung der Ansässigkeitsbescheinigung beauftragen?

Die Übersetzung von Dokumenten mit so wichtiger finanzieller und rechtlicher Bedeutung wie der steuerlichen Ansässigkeitsbescheinigung erfordert nicht nur sprachliche Kompetenz, sondern auch Kenntnis der Fachterminologie sowie der in internationalen Steuerabrechnungen geltenden Regeln. Daher ist es entscheidend, diese Aufgabe einem erfahrenen beeidigten Übersetzer anzuvertrauen.

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