Umsatzsteuerrechnung: Wann ist eine beglaubigte Übersetzung erforderlich?

Die Umsatzsteuerrechnung ist ein grundlegendes Buchhaltungsdokument, mit dem jeder Unternehmer in Berührung kommt. Sie bestätigt die Durchführung einer Verkaufstransaktion von Waren oder Dienstleistungen. Aber was passiert, wenn Sie Geschäfte mit ausländischen Vertragspartnern führen und Rechnungen in fremder Sprache erhalten oder ausstellen? Wann genau wird eine beglaubigte Übersetzung der Umsatzsteuerrechnung zur Notwendigkeit?

Was ist eine Umsatzsteuerrechnung und welche Funktionen erfüllt sie?

Eine Umsatzsteuerrechnung ist eine besondere Art von Rechnung, die von Steuerpflichtigen ausgestellt wird, die als aktive Umsatzsteuerpflichtige registriert sind. Es ist ein Handelsdokument, das eine Transaktion detailliert dokumentiert und u.a. die Transaktionsparteien, den Verkaufsgegenstand/die Dienstleistungen, den Einzelpreis, die Menge, den Nettowert, den Steuersatz und den Umsatzsteuerbetrag sowie den Bruttobetrag angibt.

Umsatzsteuerrechnungen erfüllen wichtige Funktionen:

• Beweisfunktion: Sie stellen einen Nachweis für den Abschluss einer Transaktion dar und sind die Grundlage für die Geltendmachung von Ansprüchen (z.B. bei Zahlungsausfall).
• Buchhaltungsfunktion: Auf ihrer Grundlage werden Buchungen in den Geschäftsbüchern vorgenommen.
• Steuerfunktion: Sie sind die Grundlage für die Abrechnung der Einkommensteuer sowie der Umsatzsteuer (sowohl Vorsteuer als auch Umsatzsteuer).

Nach deutschen Vorschriften muss eine Rechnung spätestens sechs Monate nach Ausführung der Lieferung oder sonstigen Leistung ausgestellt werden. Rechnungen können in Papierform oder elektronisch (E-Rechnungen) ausgestellt werden, wobei E-Rechnungen die Zustimmung des Empfängers erfordern.

Pflichtangaben einer Umsatzsteuerrechnung

Damit eine Umsatzsteuerrechnung gültig ist und eine Transaktion ordnungsgemäß dokumentiert, muss sie eine Reihe von im Umsatzsteuergesetz festgelegten Pflichtangaben enthalten. Dazu gehören u.a.:

• Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers.
• Die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
• Das Ausstellungsdatum der Rechnung.
• Eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird.
• Die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung.
• Den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung; in den Fällen des § 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchstabe a, b und d den Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts, soweit dieser Zeitpunkt feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt.
• Das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung und den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.

Es ist erwähnenswert, dass im Zusammenhang mit der Einführung der E-Rechnung in Deutschland sich die Art der Rechnungsstellung und die Anforderungen weiter ändern können. Aktuelle Vorschriften sollten immer verfolgt werden.

Rechnungskorrektur und andere Rechnungsarten

Im Geschäftsverkehr kommt es zu Situationen, die eine Änderung der ursprünglich ausgestellten Rechnung erfordern. Dazu dient die Rechnungskorrektur. Sie wird u.a. ausgestellt, wenn nach Ausstellung der ursprünglichen Rechnung:

• Ein Preisnachlass in Form eines Rabatts gewährt wurde.
• Waren und Verpackungen an den Steuerpflichtigen zurückgegeben wurden.
• Eine vollständige oder teilweise Rückzahlung an den Käufer erfolgte.
• Der Preis erhöht oder ein Fehler in irgendeiner Position der Rechnung festgestellt wurde.

Eine Rechnungskorrektur muss bestimmte Angaben enthalten, einschließlich ihrer Nummer und ihres Ausstellungsdatums, Daten aus der korrigierten Rechnung, den Grund für die Korrektur sowie den korrekten Inhalt der korrigierten Positionen.

E-Rechnungen und Online-Rechnungsstellung

Immer beliebter wird die Ausstellung von Rechnungen in elektronischer Form (E-Rechnungen). Rechtlich gesehen hat eine E-Rechnung die gleiche Kraft wie eine Papierrechnung, vorausgesetzt, die Echtheit ihrer Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit sind gewährleistet. Unternehmer nutzen oft spezialisierte Software für die Online-Rechnungsstellung, die das Erstellen, Versenden und Speichern von Dokumenten erleichtert.

Es ist zu beachten, dass die Verwendung von E-Rechnungen die Zustimmung des Empfängers erfordert. Standardmäßig kann die Bezahlung der ersten elektronischen Rechnung als solche Zustimmung angesehen werden, jedoch hat der Empfänger das Recht, die Ausstellung von Rechnungen in Papierform zu verlangen.

Wann ist eine beglaubigte Übersetzung einer Umsatzsteuerrechnung notwendig?

Deutsche Steuerrechtsvorschriften (insbesondere das Umsatzsteuergesetz und die Abgabenordnung) schreiben nicht generell vor, dass alle von ausländischen Vertragspartnern erhaltenen Rechnungen ins Deutsche übersetzt werden müssen, wenn sie in fremder Sprache verfasst sind. Jedoch kann eine beglaubigte Übersetzung der Umsatzsteuerrechnung in folgenden Situationen erforderlich werden:

• Auf Verlangen der Steuerbehörden oder Steuerprüfungsorgane: Während einer Steuerprüfung haben Beamte das Recht, die Vorlage einer Übersetzung ins Deutsche von Dokumenten in fremder Sprache zu verlangen, die für den Fall von Bedeutung sind. Dies gilt auch für Rechnungen. In einem solchen Fall ist es am sichersten, eine beglaubigte Übersetzung vorzulegen, um Zweifel an ihrer Zuverlässigkeit zu vermeiden.
• Gerichtsverfahren: Wenn eine Rechnung in fremder Sprache als Beweis in einem Gerichtsverfahren dienen soll (z.B. in einem Streit mit einem Vertragspartner über Zahlung), verlangt das Gericht normalerweise ihre beglaubigte Übersetzung.
• Anforderungen von Banken oder Finanzierungsinstitutionen: Bei der Beantragung von Krediten, Leasing oder anderen Finanzierungsformen können Banken um Übersetzung wichtiger Handelsdokumente, einschließlich Rechnungen von ausländischen Lieferanten, bitten.
• Interne Firmenzwecke und Audit: Obwohl dies keine rechtliche Anforderung ist, können einige Unternehmen für interne Kontrollzwecke, Audits oder zur Erleichterung der Arbeit der Buchhaltungsabteilung entscheiden, wichtigere ausländische Rechnungen zu übersetzen.
• Zolldokumentation: In einigen Fällen bei der Zollabfertigung von importierten oder exportierten Waren kann eine Handelsrechnung in fremder Sprache eine Übersetzung erfordern.

Es ist auch erwähnenswert, dass wenn Sie eine Rechnung für einen ausländischen Vertragspartner ausstellen, deren Erstellung in einer für den Empfänger verständlichen Sprache (z.B. Englisch oder der Sprache seines Landes) eine gute Geschäftspraxis und manchmal eine vertragliche Anforderung ist. Wenn jedoch eine solche Rechnung in Deutschland für behördliche Zwecke verwendet werden soll, könnte ihre deutsche Version oder beglaubigte Übersetzung erforderlich sein.

Wenn Sie internationale Transaktionen durchführen, sollten Sie auch die Regeln bezüglich der Steuerwohnsitzbescheinigung kennen, die oft mit Rechnungen im Auslandsgeschäft einhergeht.

Wo kann man eine Umsatzsteuerrechnung professionell übersetzen lassen?

Die Übersetzung von Rechnungen, insbesondere wenn sie Behörden oder vor Gericht vorgelegt werden sollen, sollte von einem beeidigten Übersetzer durchgeführt werden. Ein beeidigter Übersetzer übersetzt nicht nur den Inhalt des Dokuments genau, sondern bestätigt auch die Übereinstimmung der Übersetzung mit dem Original (oder seiner Kopie) und verleiht ihr behördliche Kraft.

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• Transparente Online-Bewertung basierend auf übermittelten Scans oder Fotos von Dokumenten.
• Schnelle Bearbeitungszeiten.
• Möglichkeit, die Übersetzung in elektronischer Form (mit qualifizierter Signatur) oder traditioneller Papierform zu erhalten.